IMS PREMIUM verwaltet Daten in den verschiedensten Formaten. Ob klassische Dokumente wie PDF- oder Microsoft-Dateien, konfigurierte Contentformulare, Weblinks oder Systemfunktionen aus einer vernetzten ERP-Lösung jedes Element kann versioniert abgelegt und Berechtigungen können individuell vergeben werden. So gelingt eine effiziente, sichere und unternehmensweite Informationssteuerung.

Die Abfrage dieser Informationen kann über eine Publikationsseite oder die zentrale Dokumentenverwaltung geschehen, welche alle für den Benutzer verfügbaren Dokumente strukturiert darstellt. Jedes einzelne Dokument kann aber auch mehrfach an den unterschiedlichsten Orten (z.B. Prozess) innerhalb von IMS PREMIUM verknüpft und somit aufgerufen werden. Ist ein Dokument geöffnet, sorgen «Breadcrumbs» (klickbare Pfade) dafür, dass per Mausklick zu angrenzenden Ebenen / Ordnern oder Dokumenten derselben Ebene navigiert werden kann.

Um Informationen noch gezielter lenken zu können, kann mittels der Funktion „Informieren“ der Link auf das gewünschte Dokument und weitere Informationen dazu per E-Mail versandt werden. Automatisch generierte Mails und To-do's helfen beim Abarbeiten von fälligen Überprüfungen oder Workflow-Aufgaben. Der im Mail enthaltene Link führt direkt zur Überprüfung, resp. dem Workflowschritt des betreffenden Dokuments.

Für die Anzeige von Dokumenten und deren Gruppen können unterschiedliche Darstellungsformen (mit Vorschau, Baum-Darstellung etc.) gewählt werden. Die Option News Dokumententyp ermöglicht eine grafische Abgrenzung zu anderen Dokumentengruppen und sorgt damit für zusätzliche Ordnung und Übersichtlichkeit.

> Optionen: DOC-Baumstruktur, News Dokumententyp, Servicefunktion E-Mail

Unabhängig davon ob eine Spezifikation, Messmittelverwaltung, ein Richtlinienmanagement oder komplexe Vertragsvorlagen realisiert werden möchten, das Contentformular ist auf individuelle Bedürfnisse ausgerichtet. Dem Gestaltungsraum für eigene Formulare und Dokumenttypen sind dabei fast keine Grenzen gesetzt. Neben den typengerecht dargestellten Formularfeldern (z.B. Dropdown, Kalender für Datumswahl) können auch Verlinkungen auf andere Elemente wie z.B. mitgeltende Dokumente oder dazugehörige Prozesse verwendet werden. Das Hinzufügen von Dateien erfolgt per praktischer «Drag & Drop»-Funktionalität. Beim ergonomischen Gesamtkonzept wurde stets darauf geachtet, dass es auch neuen Anwendern einfach fällt, Formularinhalte von Dokumenten zu verstehen und zu bearbeiten.

> Option Content Verwaltung

Wird bei einem Microsoft-Dokument die Funktion „PDF für Viewer erstellen“ ausgewählt, erstellt das System automatisch pro vorhandene Sprache ein PDF. Damit wird die manuelle Erstellung von PDF-Dateien überflüssig und dem Anwender, der nur Viewer-Rechte besitzt, wird ohne Zusatzaufwand ein nicht bearbeitbares PDF angezeigt.

> Option PDF für Viewer

Den in IMS PREMIUM hinzugefügten Microsoft-Dokumenten können Eigenschaften wie z.B. Ersteller und Erstellungsdatum dynamisch übergeben werden. So werden nahtlos Informationen zwischen unterschiedlichen Systemen synchronisiert und aktuell gehalten.

> Option Doc-Property

Je nach Dokumententyp oder Abteilung sind unterschiedliche Freigabeprozesse gefordert. In IMS PREMIUM können individuelle Workflows definiert und an den gewünschten Orten eingesetzt werden. Ob Vier-Augenprinzip, mehrstufige Prüfungen oder eine zentrale Freigabe in der Abteilung – die Gestaltungsmöglichkeiten sind vielseitig.

> Factsheet Workflow

IMS PREMIUM bietet mittels WebDAV-Schnittstelle eine integrierte und kollaborative Arbeitsweise für Microsoft-Anwendungen. In Bearbeitung befindliche Dokumente werden automatisch gesperrt. Damit wird verhindert, dass Inhalte parallel verändert oder nicht gesicherte Inhalte überschrieben werden.

> Option Web-DAV

Die Suche in IMS PREMIUM sorgt mit verschiedenen Selektionsmöglichkeiten für eine performante Auflistung von Sucher-gebnissen. Mit der Einschränkung auf gezielte Bereiche können Dokumente oder andere Inhalte wie Prozesse schnell gefunden und individuell als Listen aufbereitet werden. Mit der Volltextsuche können sogar Inhalte von Microsoft Dokumenten durchsucht werden.

Praktisch ist auch der Verwendungsnachweis, der mittels Baumstruktur aufzeigt, wo das Dokument verwendet wird und wo es innerhalb von IMS PREMIUM ursprünglich erstellt wurde.

> Option Volltextsuche

Berechtigungen können grundsätzlich auf allen IMS PREMIUM-Objekten vergeben werden. Ist das Modul IMS PREMIUM Organisation im Einsatz, können die Berechtigungen auf Basis der Organisationseinheiten und Stellen vergeben werden. Diese dynamische Rechtevergabe hat den Vorteil, dass Änderungen nur an einem Ort vorgenommen werden müssen und sofort wirksam sind.

• Factsheet Basisfunktionen
• Factsheet Workflow
• Factsheet Option Content Verwaltung
• Factsheet Option SharePoint Integration

• Komplette Datenverwaltung und –lenkung
• Konfigurierbare Formulare
• Praktische PDF-Generierung für Viewer
• Integrierte Dokumenteneigenschaften
• Flexible Workflows, individuell zugeschnitten auf unterschiedliche Anwendungsbereiche
• Kollaboratives Arbeit mit WebDAV
• Umfangreiche Such- und Listenfunktion
• Flexible Berechtigungsverwaltung / -vererbung über alle Funktionen und Elemente in IMS PREMIUM