Das Organisationsmodul ermöglicht eine umfassende und dennoch übersichtliche Abbildung der Unternehmensorganisation, unabhängig davon, auf welcher Ebene man sich befindet. Die konfigurierbare Darstellung blendet auf Knopfdruck Informationen zu Stellen, Rollen und Personen ein bzw. aus. Detailinformationen wie Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, Kompetenzmatrix, Ausbildung und Personen-beschreibung werden als Zusatzinformation der entsprechenden Stelle erfasst und können berechtigungsgesteuert angezeigt oder verborgen werden. Ausbildungen und Mitarbeiterbewertungen werden bei der entsprechenden Stelle angesiedelt.

IMS PREMIUM Organisation bietet eine intuitive Erstellung des Organigramms, unabhängig davon, ob eine einfache Unternehmens-gliederung oder eine komplexe Holdingstruktur abgebildet werden soll. Dabei können interne oder externe Stellen (z.B. Lieferanten) sowie Projektgruppen und Teams abgebildet werden.

Welche Mitarbeiterinformationen in IMS PREMIUM erfasst und angezeigt werden, kann frei konfiguriert werden. Dabei stehen unterschiedliche Feldtypen wie z.B. Text-, Auswahl- oder Datumsfelder zur Verfügung. Auch Mitarbeiterfotos können auf einfache Weise in der Darstellung integriert werden. Personen- und Kontaktinformationen können damit klar strukturiert und übersichtlich festgehalten und für die Darstellung im Organigramm wiederverwendet werden.

Diese flexible Konfigurationsmöglichkeit bietet einen weiteren, grossen Vorteil: egal welche Informationen aus einem Drittsystem importiert werden, für die optimale Darstellung ist IMS PREMIUM auf jeden Fall gerüstet. Mehr Informationen zur Datenschnittstelle unter Option HR-Connector.

Pro Bereich (z.B. Abteilung) und Stelle können Kompetenzen definiert und zugewiesen werden. Mit der Kompetenzmatrix lassen sich die unterschiedlichen Kompetenzen der verschiedenen Mitarbeitenden, Stellen und Bereiche transparent aufzeigen.

Wer macht was innerhalb der Holding, des Unternehmens oder der Abteilung? Die einfache Suche nach Personen, Stellen und Kompetenzen stellt die benötigten Informationen schnell und im gewünschten Detaillierungsgrad zur Verfügung. Verschiedene Sucher und Suchfunktionen zu definieren, ist eine der Kernfunktionalitäten des Moduls IMS PREMIUM Organisation. Damit lassen sich von der Telefonliste aller Mitarbeitenden bis zur Ausbildungsliste die unterschiedlichsten Auswertungsvarianten generieren. Die Resultate können direkt im Browser angezeigt oder als Excel-Download bezogen werden.

Jeder Organisationseinheit lassen sich frei wählbar Stellen zuordnen. Für einen höheren Detaillierungsgrad können unterschiedliche Stellentypen mit abweichenden Beschreibungsfeldern und Strukturen konfiguriert werden (z.B. Mitarbeiter, Leiter). Sind die Stellen mit Mitarbeitenden besetzt worden, kann anschliessend eine Soll-/Ist-Planung durchgeführt werden. Auch Stellvertretungen können zugewiesen und ausgewertet werden.

Mit der integrierten Dokumentenverwaltung können Organisations-einheiten und Stellen Dokumente zugeordnet und verwaltet werden. Dabei sind Gültigkeitsdauer, Verantwortung und Zugriffsrechte der Dokumente klar geregelt. Sämtliche Änderungen werden festgehalten und in der Dokumentenhistorie archiviert. Damit können Dokumente und Grafiken aus der bestehenden Personalverwaltung einfach integriert und als versionierte Hilfsmittel nachvollziehbar verwendet werden.

> Factsheet Dokumente Content

Das Modul Organisation ermöglicht in Verbindung mit dem Modul Prozesse eine umfassende Abbildung aller Prozessstrukturen. Stellen und Personen können direkt den Prozessen zugeordnet und zusammen mit den entsprechenden Kompetenzen dargestellt werden. Die Prozess-Option Swimlane bietet eine weitere Möglichkeit, Informationen aus dem Organigramm sinnvoll zu vernetzen.

> Factsheet Prozesse, Prozesse Optionen

Mit der Option Ausbildung können Schulungen durchgeführt, beurteilt, zyklisch überprüft und komplett dokumentiert werden. Ergänzend zur Ausbildungsbeschreibung können Diplome, Zeugnisse, Zertifikate oder jegliche Art von Dokumenten direkt den Ausbildungen und Personen zugeordnet werden. Die Planung von personellen Ressourcen gewinnt damit an Effizienz und Qualität.

> Option Ausbildung

Die leistungsstarke Schnittstellenfunktion IMS PREMIUM HR-Connector bietet die Möglichkeit, Personen- und Organisationsinformationen aus HR-, Lohn- oder Personalinformationssystemen zu nutzen. Die übernommenen Daten werden im Modul Organisation aufbereitet und bilden die Basis für eine umfassende, grafische Abbildung der Unternehmensorganisation. Damit die Datenübernahme funktioniert, müssen die Informationen aus dem bestehenden HR-System in einer hierarchischen Form oder als Organisationsstruktur zur Verfügung gestellt werden.

Die Vorteile sprechen für sich:

• Alle relevanten Informationen stehen allen Benutzern aktuell zur Verfügung

• Keine zusätzliche Intranet-Software notwendig für das Publizieren von Informationen aus dem Personalinformationssystem
• Automatisiertes Erstellen von Organigrammen, Änderungen werden automatisch nachgeführt
• Mehrfachpflege, Datenredundanzen, falsche oder veraltete Organigramme usw. fallen weg
• Organigramme, Stellen- oder Funktionsbeschreibungen, Mitarbeiterlisten, Telefonverzeichnisse und vieles mehr sind zentral verfügbar und jederzeit aktuell

• Einfache Installation und Konfiguration

Technische Informationen und Ergänzungen zur Datenübernahme:

• Umfangreiche Unterstützung von Unternehmensdatenquellen inklusive Datenbanken, XML, CSV, LDAP/AD usw.
• Mittels Regeln und Filtern können bei der Übernahme gezielt einzelne Informationen kontrolliert, mutiert oder gelöscht werden – die Vertraulichkeit allfälliger Daten ist damit jederzeit gewährleistet
• Fehlende oder zusätzliche Informationen lassen sich im Modul Organisation einfach ergänzen und bei Änderungen auch verwalten
• Auf Basis des IMS PREMIUM Berechtigungskonzepts werden Zugriffs- und Änderungsrechte auf vertrauliche Daten geregelt

> Option HR-Connector 

• Factsheet Dokumente/Content

• Factsheet Prozesse
• Factsheet Prozesse Optionen
• Factsheet Option Ausbildung
• Factsheet Option HR-Connector

• Schnelle und einfache Navigation durch die Unternehmensstruktur. Mehrstufige Darstellung (Ebenen)

• Flexible Strukturen mit internen und externen Stellen
• Konfigurierbare und synchronisierbare Mitarbeiterinformationen
• Verwalten / Darstellen von Mitarbeiterfotos im Organigramm
• Übersichtliche Verwaltung von Kompetenzen
• Einfaches Abbilden der Unternehmensstruktur (auch sehr grosser und komplexer Organisationen)
• Sicherstellung des Abgleichs zwischen Prozessanforderungen und Stellenprofil
• Vielfältige Auswertungen mit Excel-Export
• Dynamisches Modell für die Zuordnung von Stellen, Stellenbeschreibungen und Stellenbesetzung
• Integrierte Dokumentenverwaltung, einfache Datenpflege
• Effiziente Integration mit IMS PREMIUM Prozesse die dem Mitarbeiter aufzeigt, in welchen Prozessen er in welcher Rolle beteiligt ist
• Unternehmensspezifisches Ausbildungsmanagement
• Automatische Datenübernahme aus HR- und Personalinformationssystemen