Ronal AG
Prozesse müssen rund laufen
Wenn Unternehmen expandieren, sollte auch das Qualitäts- und Prozessmanagement entsprechend mitwachsen. Hilfreich ist ein konsequentes Prozessmanagement, das auf unternehmensweit gültigen Prozessen und standortspezifischen Prozessvarianten aufbaut. Ein Leichtmetallradhersteller erkannte den Nutzen eines integrierten Managementsystems und arbeitet nun mit einem System der IMS Integrierte Managementsysteme AG.
Lange Zeit konnten bei der Ronal AG Geschäftsprozesse im Unternehmen parallel zur Unternehmensentwicklung ausgestaltet werden. Die damit verbundenen Anforderungen an das Qualitätsmanagement waren Mittel zum Zweck, um den Anforderungen der Automobilhersteller gerecht zu werden. Volatile Märkte, kürzere Produktlebenszyklen bei den Automobilherstellern und steigender Kostendruck führten zu einer Situation, in der es nicht mehr genügt, auf Veränderungen zu reagieren. Vielmehr wurde es erforderlich, aufgrund der Beobachtung von Märkten, Technologien und Trends proaktiv Abläufe und Strukturen im Unternehmen zu verändern.
Die Ronal AG mit Hauptsitz Härkingen in der Schweiz fertigt seit 1969 Leichtmetallräder, ist weltweit in zehn Ländern präsent und beschäftigt über 5 000 Mitarbeiter. Alle namhaften Automobilhersteller sowie der Zubehörhandel zählen zum Kundenkreis. Dabei ist nicht nur die Qualität der Produkte, sondern auch die Qualität der Serviceleistungen von enormer Bedeutung. Mit den Veränderungen im Automobilsektor stiegen parallel der Druck und die Anforderungen an eine effiziente Umsetzung von Prozessänderungen, die Standardisierung und Synchronisierung von Abläufen und Dokumenten sowie das damit verbundene Qualitätsmanagement. Der Kommunikationsbedarf und der Ressourcenaufwand für die Umsetzung waren dabei enorm. Der Aufbau und die Implementierung eines integrierten Managementsystems (IMS) zur Unterstützung der Aufgaben des Prozess- und Qualitätsmanagements wurden als geeignetes Mittel eingestuft, um diesen Herausforderungen gerecht zu werden. Die Ziele der Unternehmensführung wurden wie folgt definiert:
Individuelle und standardisierte Prozesse in einem System
Entscheidend für eine hohe Effizienz und Qualität ist eine größtmögliche Standardisierung von Abläufen und Dokumenten bei Berücksichtigung von länder- und standortspezifischen Besonderheiten. Sowohl für Standardprozesse als auch für länderspezifische Prozesse gilt jedoch eine Gemeinsamkeit: Nur wenn es eine transparente Informationsbasis über den Status von Prozessen gibt, ist es auch möglich, zielgerichtet Maßnahmen zur Weiterentwicklung zu definieren. Ein adäquater Ansatz, um transparente Entscheidungsgrundlagen zu schaffen, ist die Messung von Prozessperformance und Prozessqualität mit unternehmensweit einheitlich definierten Kennzahlen. Bei der Definition des Projekts wurde rasch klar, dass alle Anforderungen nicht parallel im gesamten Unternehmen bearbeitet und umgesetzt werden können (Tabelle 1). Deshalb entschied sich das Management von Ronal dafür, im Rahmen eines Pilotprojekts einen Standardprozess zu erarbeiten, an einem Pilotstandort auszurollen und dort individuell anzupassen. Zur effizienten Umsetzung des Rollouts an den unterschiedlichen Standorten wurden die Ländergesellschaften durch das Projektteam bereist, die Standardisierung und Individualisierung (in sechs Sprachen) abgestimmt und die Normkonformität im Rahmen interner Audits bewertet. Die Lösung lautete „dezentrales Prozessmanagement“. Standardprozesse mit den zugeordneten Kennzahlen müssen zentral von der Unternehmensleitung vorgegeben werden. Höchstmögliche Qualität und Akzeptanz wird erzielt, wenn die Prozessvarianten von den Standorten eigenständig definiert werden können. Auf diese Weise wird das Verständnis der Mitarbeiter für Abläufe, Verantwortlichkeiten und Zusammenhänge gestärkt und gleichermaßen ihre Mitarbeit und Motivation sichergestellt. Um die prozessorientierte Organisation effizient umsetzen zu können, wurden Rollen definiert (Prozesseigner, Prozessteams etc.) und mit den notwendigen Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen versehen. Voraussetzungen und Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung waren:
Realisierung mit integriertem Managementsystem
Die Führung von Ronal erkannte und definierte schon bei Projektstart die Notwendigkeit einer umfassenden Softwareunterstützung zum Aufbau des integrierten Managementsystems. Von der Softwareunterstützung versprach man sich Transparenz und die Möglichkeit, dass alle Mitarbeiter eingebunden werden. Die Bereitstellung von Informationen für alle Mitarbeiter sollte auch die Motivation zur Nutzung sichern. In einem umfangreichen Auswahlprozess entschied man sich für den Einsatz der Software IMS Premium der IMS Integrierte Managementsysteme AG, Root in der Schweiz. Diese Lösung ermöglicht es, Abläufe im Unternehmen auf beliebigen Abstraktionsniveaus abzubilden, als Standard zu definieren und diese auf die weltweiten Standorte auszurollen. Sie erfüllt alle Anforderungen für eine erfolgreiche Zertifizierung nach verschiedenen Normen und Standards wie ISO 9001, ISO/ TS 16949 und ISO 14001 und erlaubt eine ideale Verteilung der Arbeitslast im Qualitäts- und Prozessmanagement zwischen Fachexperten, die dezentral in den Bereichen und Standorten verankert sind, und Administratoren, die zentral die formalen Anforderungen überwachen und auch das IT-System administrieren. Der modulare Aufbau der Software erlaubt eine sukzessive Erweiterung gemäß der Unternehmensstrategie. Die größte Herausforderung bei der Realisierung eines IMS ist ein erfolgreicher Projektstart. Noch bevor bei Ronal mit Prozessstandardisierungen begonnen wurde, hat man verschiedenste, unternehmensweit einheitliche Dokumente im neuen IMS zur Verfügung gestellt. So sollten die Anwender rasch die Vorteile des neuen Systems erkennen. Tatsächlich ist damit die Akzeptanz für das Projekt und die neue Software gestiegen. Die Unternehmensführung benannte einen Gesamtprojektverantwortlichen, der mit Unterstützung des Beratungsunternehmens QFU GmbH, Kaiserslautern, das Pilotprojekt erfolgreich durchführte. Die Aufgabe dieses Teams war unter anderem, an allen Standorten Ziele und Nutzen des Projekts aufzuzeigen, das Prozessverständnis zu schulen und den Umgang mit der neuen Software zu trainieren.
Proaktives und reaktives Handeln sind gleichermaßen wichtig
Damit ist das integrierte Managementsystem bei Ronal erfolgreich gestartet, aber keineswegs „fertig“. Die Weiterentwicklung von Prozessen, zugeordneten Dokumenten und Strukturen wird laufend im System abgebildet. Im Prozessmanagement wird proaktiv gestaltet und im Qualitätsmanagement reaktiv dokumentiert. Entscheidend für die Aktualität des IMS ist, auch künftig an der Standardisierung und Synchronisierung der Prozesse zu arbeiten und den Detaillierungsgrad eindeutig festzulegen. Parallel ist die Unternehmensführung gefordert, weiter an der prozessorientierten Organisation zu feilen und die damit verbundene Philosophie zu verankern
Für den Leichtmetallradhersteller ist es wichtig, dass beide Aufgaben mithilfe von Software unterstützt und so mit höchster Effizienz und Transparenz an allen Standorten gleichzeitig realisiert werden.