Fachbericht: Ablauffähige Prozesse für innovative QM-Lösungen
Mit automatisierten und ablauffähigen Prozessen und Formularen das Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen.
Je höher die Anforderungen, desto besser die Lösung. Um die Erwartungen von Kunden auch in Zukunft zu erfüllen, müssen bestehende Lösungen verbessert und lebendige Prozesse zur Innovationsförderung genutzt werden.
Volatile Märkte, kürzere Produktlebenszyklen, steigender Kostendruck und die effektive Umsetzung von Normen wie die IATF 16949, ISO 9001:2015, ISO 14001 setzen Unternehmen in der Automobilbranche zunehmend unter Druck. Statische Managementsysteme reichen heute nicht mehr, um auf die Dynamik der Veränderungen zu reagieren – proaktives Handeln ist gefragt. Und um eine Innovationskraft zu erzeugen, die mit den zukünftigen Märkten, Technologien und Trends mithalten kann, müssen Abläufe und Strukturen im Unternehmen dynamischer und lebendiger werden.
Digitalisierung als Grundvoraussetzung
Die umfassende elektronische Umsetzung aller Geschäftsprozesse ist in vielen Branchen ein «muss». Ohne die Digitalisierung bleibt ein Unternehmen nicht mehr zukunftsfähig. Stetig ändernde Kundenwünsche und immer kürzer werdende Innovationszyklen in einem hart umkämpften Wettbewerb können nur mit einem flexiblen und digitalen System einfach und schnell umgesetzt werden.
Die Automobilbranche hatte diese Erkenntnis bereits vor Jahren. Organisationsstrukturen, unternehmens- und abteilungsübergreifende Zielvorgaben, Geschäfts- und Unterstützungsprozesse, vernetzte Geschäftsbeziehungen und Normen und Regeln aller Art sind bereits in zahlreichen Unternehmen in einer Vielzahl von IT-Systemen erfasst und werden operativ intensiv genutzt, überwacht und angepasst. Dank diesem bereits geleisteten, grossen Schritt der digitalen Transformation konnten Effizienz und Produktivität gesteigert und Kosten eingespart werden.
Im Umfeld von Managementsystemen leben jedoch viele Unternehmen in der IT-Steinzeit. Einzelsysteme, unterschiedliche Ablagemethoden auf Servern und hoher Pflege- und Koordinationsaufwand für alte Lösungen sind oft die Realität. Verschiedenste Informationen sind zwar digital modelliert, doch die Ausführung von Prozessen, die Durchführung regelmässiger Überprüfungsmechanismen oder die Erstellung neuer Dokumentenversionen bleiben oft statisch und benötigen manuelle Kontrollvorgänge – oftmals inklusive Medienbruch, da Freigabeabläufe oder Bestätigungen immer noch schriftlich passieren. Das Potenzial der Digitalisierung, insbesondere des gesamten abgebildeten Prozesswissens, bleibt ungenutzt. Womit wir beim entscheidenden Vorteil eines durchgehenden, integrierten und insbesondere lebendigen Managementsystems angelangt sind.
Schlüssel zum Erfolg: Automatisierung mit ablauffähiger Prozessausführung
Die Managementsysteme, mit den darin statisch abgebildeten Prozessen und Unternehmensstrukturen, bilden eine optimale Basis für die Dynamisierung der internen Prozesse und deren Digitalisierung. Die Modellierung und Abbildung von Informationen und Abläufen ist der erste Schritt für ein innovatives, zukunftsorientiertes Managementsystem. Entscheidend für einen rund laufenden, bestens geölten Unternehmensmotor ist jedoch die Automatisierung durch dynamische, ablauffähige und ausführbare Prozesse. Notwendig dafür ist eine Softwarelösung, die mehrstufige Workflows (welche auf Knopfdruck neue Abläufe und Massnahmen anstossen), regelgesteuerte Freigabeschritte und eine flexible Formulargestaltung ermöglicht. Zusammen mit einer rollenbasierten Benutzerverwaltung kann so eine vereinfachte, verantwortungsbezogene Aufgabensteuerung realisiert werden.
«Damit gelingt der Sprung vom statischen, dokumentierten Modell zur lebendigen, ablauffähigen Prozessausführung» sagt Kurt Gailer, Leiter Verkauf und Mitglied der Geschäftsleitung der IMS Integrierte Managementsysteme AG. IMS unterstützt Unternehmen regulierter Branchen bei der Umsetzung von integrierten, durchgehenden und eben, dynamischen Managementsystemen.
Dabei wird die Software IMS PREMIUM eingesetzt, welche diese entscheidende, automatisierte Verteilung und Dokumentation von unternehmensweiten Prozessen und Formularen unterstützt und fördert. Die Möglichkeiten durch unterschiedliche Lösungspakete und Konfigurationen sind dabei fast unendlich. Egal ob Auditmanagement, Personalmanagement (z.B. mit Ablauf Eintritt Mitarbeitende), Kundenrückmeldungen oder Produkt-Changemanagement – papierbasierte und per E-Mail gesteuerte Abläufe und Kontrollvorgänge gehören damit der Vergangenheit an. Von der vereinfachten und automatisierten Nutzung profitieren Führungskräfte genauso wie Ingenieure, technische Fachpersonen, Administrationspersonal oder Linienmitarbeitende.
Vorsprung durch «grenzenlose Nutzung»
Die digitalisiert dokumentierten Abläufe sorgen also für einen entscheidenden Vorteil im Kampf gegen Medienbrüche und statische Prozessmodelle. Bleiben noch die Herausforderungen in der Vernetzung von verschiedenen Systemen, Softwareprodukten und im Einsatz stehenden Geräten. Informationen aus der bestehenden, unternehmensweiten Benutzerverwaltung sollen nicht doppelt erfasst oder bei Personaländerungen mühsam manuell angepasst werden müssen. Mitarbeitende im Home-Office benötigen einen direkten, sicheren Zugriff auf tagesaktuelle Informationen. Offene Aufgaben sollen auch unterwegs mit einem mobilen Gerät erledigt werden können. Diese vernetzte Arbeitsweise wird erst ermöglicht, wenn die zur Umsetzung der Digitalisierung eingesetzte Software eine wortwörtlich «grenzenlose» Nutzung unterstützt.
IMS PREMIUM ist auch hier State of die Art und bietet dank modernster Webtechnologien eine uneingeschränkte, systemübergreifende, mobile Nutzung. Dank Cloudfähigkeit und zahlreicher Schnittstellen gelingt die problemlose Integration von Drittsystemen und damit ein dynamischer Datenaustausch über die gesamte Systemlandschaft einer Unternehmung. Unabhängig davon welche Geräte (fixe Arbeitsstation, Tablet oder Smartphone) eingesetzt werden, der volle Funktionsumfang steht jederzeit zur Verfügung.
Wertvolle Vorteile in unterschiedlichsten Unternehmensbereichen
Vom vernetzten und dynamischen Managementsystem profitieren unterschiedlichste Geschäftsbereiche. Ein reguliertes Umfeld wie die Automobilbranche darf dabei insbesondere auf folgende Vorteile zählen.