Gruppenweites Qualitäts- und Prozessmanagement à la Carte

Mit ihren neun Unternehmen ist die Eberhard Gruppe seit über 60 Jahren eine Pionierin in Bau und Umwelt, insbesondere in den Bereichen Tiefbau, Rückbau, Recycling und in der Altlastsanierung. Über 600 Mitarbeitenden arbeiten auf Baustellen, im Baustoffrecycling und in Werkstätten, sorgen für den Transport von Baustoffen und Materialien oder arbeiten in der Administration, in der Beratung, in der Entwicklung, in der Disposition, in der Bauführung, in der Projektleitung, in der Maschinensteuerung oder im 24-Stunden-Notfall-Pikettdienst. Im Jahr 2015 wurde zudem der Bereich EBIANUM Baggermuseum & Events lanciert. Bei so zahlreichen verschiedenen Bereichen und Aufgaben ist die Erfüllung sämtlicher Anforderungen an ein allumfassendes Qualitäts- und Prozessmanagement eine grosse Herausforderung.

Langjähriges, softwaregestütztes Managementsystem
Als innovative und mit Weitblick geführte Unternehmensgruppe wurde bereits 2003 entschieden, ein Qualitätsmanagementsystem einzuführen, das sich den Entwicklungen der einzelnen Unternehmen anpassen und auf ändernde Marktverhältnisse reagieren kann. Zusammen mit der IMS AG wurden Prozesse, Risiken und Organisationsstrukturen zentral in IMS PREMIUM zusammengeführt und für eine unternehmens- und abteilungsübergreifende Nutzung vorbereitet. Seitdem nutzen Mitarbeitende sämtlicher Unternehmen, Abteilungen und Stufen das rechtebasierte Managementsystem als tägliches Arbeitsmittel. Mit regelmässigen Updates, Funktionserweiterungen und auch insbesondere des Informationsausbaus im Verlaufe der Jahre, ist die Software zur zentralen Informationsplattform geworden.

Gruppenweite Prozesse und Landkarten – Standardisiert und doch individuell
Als Unternehmensgruppe mit mehreren Standorten und Geschäftsbereichen müssen insbesondere im Prozessmanagement lokal- und bereichsspezifische Anforderungen berücksichtigt werden. Daher wurden zu Beginn einheitliche, gemeinsame Prozesse zentral als Standardprozesse definiert und überall zur Verwendung freigegeben.

Anschliessend konnten die einzelnen Standorte und Bereiche ihre individuellen Inhalte ergänzen, verknüpfte Dokumente austauschen und Änderungen laufend in die Prozesse vererben. Die Aktualität der Prozesse ist damit jederzeit garantiert, egal ob der Standardprozess angepasst oder eine lokale, ergänzte Version verändert wird. Auch Prozesslandkarten wurden standort- respektive unternehmensabhängig festgelegt und grafisch umgesetzt. Die Vereinheitlichung von Abläufen wurde zudem mit der Mehrfachverwendung von (Teil-)Prozessen vereinfacht. Egal ob der Prozess als Verlinkung, als Kopie oder als abgeleitete Version eingebunden wurde – die Nachvollziehbarkeit ist jederzeit gegeben. Dank der Reduktion von doppelt erstellten Prozessen ist der Pflegeaufwand gesunken und die Verwendung der korrekten Version kann einfacher sichergestellt werden.

Einführung von IMS PREMIUM Version 4.0 als Reboot im Corporate Design
Mit der langjährigen Nutzung zwar zufrieden, wurde dennoch der Ruf nach einem frischen Design und einer optischen Integration des Systems stärker. Mit der Einführung eines komplett neuen, ergonomischen Benutzerkonzepts und standardmässig viel Spielraum für unternehmensspezifische Designwünsche, konnte IMS PREMIUM Version 4.0 überzeugen. Da seit 2016 auf Updates verzichtet wurde, wirkte «der Sprung» auf die neuste Version schon fast wie ein komplett neues System. Zusammen mit einer externen IT-Unternehmung und IMS AG als Softwarepartner wurde das System zuerst in einer Testumgebung aktualisiert. Bei der anschliessenden Schulung und dem nachfolgenden E-Learning wurden die neuen Funktionalitäten und Möglichkeiten vorgestellt und Designwünsche (z.B. grafische Prozesslandkarten) festgelegt. Dabei wurde das Corporate Design der Eberhard Unternehmungen komplett eingebunden – von den Unternehmensfarben, Logos, Schriften und Bildern bis hin zu den individuellen Prozesslandkarten.

«Ich bin sehr zufrieden mit dem Resultat», sagt Daniel Hiltebrand, Leiter Qualitätsmanagement / Arbeitssicherheit / Umwelt der Eberhard Unternehmungen. Er hatte den grafischen Wechsel gefordert, um die Akzeptanz des zentralen Managementsystems unternehmensübergreifend zu fördern. Und weiter führt er aus: «Das System ist gruppenweit sehr gut angekommen, die Leute können sich mit dem neuen Corporate Design identifizieren. Das IMS-Update und ein Serverwechsel bei unserem IT-Partner haben ferner zu einem schnelleren System geführt.» Auch Patrick Werder, Projektleiter der IMS AG, kann bestätigen, dass das neue Design mit den individuellen Anpassungsmöglichkeiten auf das eigene Corporate Design bei Kunden allgemein sehr gut ankommen würde.

Mit der Einführung der neuen IMS PREMIUM Version im Look & Feel der Eberhard Unternehmen wurde ein wichtiger Schritt in Richtung digitale Zukunft gemacht. Weitere Schritte sind bereits geplant, um das Potenzial von lebendigen Prozessen und dynamischen Informationen optimal auszuschöpfen.

Durchgehende Digitalisierung und Automatisierung dank Integration mit bestehenden Unternehmenslösungen
Heute ist das Ziel, dass sämtliche Informationen vernetzt verfügbar – und somit als komplette, tagesaktuelle Informationsketten auffindbar – sind. Dies bedeutet, dass ein Managementsystem eine kollaborative Funktionsweise mit anderen IT-Systemen zwingend unterstützen muss. Dadurch können von jedem System die besten Eigenschaften und Funktionen integriert und dem Benutzer eine einfache und durchgehende Nutzung ermöglicht werden. So ist auch bei der Eberhard Unternehmungen mit der SAP-Anbindung ins bestehende Managementsystem ein weiterer Ausbauschritt geplant. Gleichzeitig sollen bestehende Prozesse überdacht, optimiert und anschliessend im System konfiguriert werden. In Kombination mit situationsbedingten Freigabeworkflows und den neuen Möglichkeiten im Dokumentenmanagement können in Zukunft Prozesse wie «Personaleintritt» durchgehend digital und automatisiert ausgeführt werden. Als weiteres Ziel, wird zudem die Nutzung der Risikofunktionalitäten ausgeweitet um sich u. a. für eine ISO-Zertifizierung vorzubereiten.