Bahnunternehmen setzen erfolgreich auf Integriertes Management
Die Softwarelösung IMS PREMIUM unterstützt einen sukzessiven Aufbau Ihres integrierten Managementsystems.
In den kommenden Jahren stellen sich europaweit für die Bahnunternehmen erhöhte und zunehmend komplexere regulative Anforderungen. Dies setzt höhere Ansprüche an die Führung und Organisation der Bahnunternehmen. Bereits seit einigen Jahren verwenden verschiedene Bahnunternehmen das web-basierte, integrierte Managementsystem IMS PREMIUM, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Die Rigi Bahnen AG, die Schweizerische Südostbahn AG, Thurbo AG, BLS AG und Hafenbahn Schweiz AG sind Beispiele von Unternehmen, welche sich für den Einsatz von IMS PREMIUM entschieden haben. Die integrierte Managementsoftware verfügt über sechs untereinander vernetzte Module: Prozesse, Organisation, Verbesserung/Massnahmen, Kennzahlen, Risiko Management sowie eine integrierte Dokumentenverwaltung. Dabei nutzen unterschiedliche Geschäftsbereiche (z.B. Bahnbetrieb, Immobilienverwaltung, Infrastruktur etc.) oder Firmen innerhalb des Bahnunternehmens, ein und dasselbe System mit verschiedenen Prozesslandschaften. Es können Standardprozesse oder individuelle Prozesse je Bereich/Firma abgebildet werden.
Transparenz und Übersicht auf allen Unternehmensstufen
Die Schweizerische Südostbahn AG (SOB) setzt seit 2008 das Produkt IMS PREMIUM mit mehreren Modulen als Basis für eine prozessorientierte Unternehmensführung ein. Dies schaffte Transparenz und sorgt für Übersicht auf allen Unternehmensstufen. Zentral verwaltete und versionierte Dokumente sind jederzeit prozessbezogen verfügbar. Wichtige Kennzahlen sind über eine IMS PREMIUM Cockpitansicht „top down“ und „bottom up“ einsehbar.
Verbesserungen und Massnahmen koordinieren
In der Unternehmensorganisation nimmt das Modul Verbesserung/Massnahmen (KVP) eine zentrale Funktion ein. Die häufigen Audits von Behörden, Zertifizierungsstellen, internen Sicherheitsaudits usw. generieren eine Vielzahl von Massnahmen, die termingerecht über mehrere Betriebsstellen abzuwickeln sind.
Die Informationsplattform Cubes sowie verschiedene Such- und Auswertungsfunktionen geben jederzeit Auskunft über den Status von Verbesserungen und Massnahmen.
Online Kundenfeedbacks generieren bei SOB automatisch eine Verbesserungsmassnahme im System, welche kundengerecht abgearbeitet wird. Sicherheitsrelevante Ereignisse werden ebenfalls mit dem Modul Verbesserung/ Massnahmen firmenweit erfasst und überwacht.
Regelung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen
Handlungsbedarfe bei der Dokumenten-lenkung sowie den Zuständigkeiten und Kompetenzen führten bei der Thurbo AG zum Entscheid, IMS PREMIUM als Managementsystem einzuführen.
Stellenbeschreibungen, Anforderungsprofile, Kompetenzmatrizen wie auch mit den Prozessen verknüpften Tätigkeiten schaffen eine hohe Transparenz im betrieblichen Alltag. Die Handhabung der rund 40 Stellenbeschreibungen und die intuitive Erstellung des Organigramms erleichtern die Arbeitsschritte. Der einfache Import der Personaldaten vermeidet redundante Datenbestände.
Erfüllen von Vorschriften und Normen mit Hilfe eines Integrierten Managementsystems
Die Einführung der Option Normen und Gesetze erlaubt der SOB eine flexible Erfassung der gewünschten Vorschriften und die anschliessende Zuordnung einzelner Kapitel oder Gesetzesartikel auf die relevanten Prozesse und Dokumente. Die Aspekte des Sicherheitsmanagementsystems (SMS) lassen sich einfach in das Management integrieren und bilden einen zentralen Bestandteil. Auf Knopfdruck lassen sich zugewiesene Normpunkte (SMS, ECM, ISO etc.) auf Prozesse und Dokumente auswerten (Konvergenztabelle).
Zur Erreichung der Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 sowie Q3-Gütesiegel des Schweizer Tourismus Verband haben die RIGI BAHNEN AG nach anfänglicher konventioneller Prozessaufbereitung auf das Prozessmodul und die Dokumentenverwaltung von IMS PREMIUM gesetzt. Standortübergreifende Prozesse (z.B. Supportprozesse), sowie betriebsspezifische Leistungsprozesse konnten nebeneinander realisiert werden. Die unterschiedlichen Möglichkeiten der Prozessdetaillierung bis zur Flussdiagramm-Darstellung mit Verantwortlichkeiten lässt den Vertiefungsgrad bedürfnisgerecht und frei wählen. Innerhalb von nur sechs Monaten konnte die Zertifizierungen mit dem neuen System erfolgreich absolviert werden. Als Nebeneffekt konnte die interne Transparenz massiv erhöht und die Kulturen der verschiedenen Unternehmensteile näher zusammengeführt werden.
Komplette Dokumentenverwaltung und -lenkung mit Erweiterungen
Im Weiteren haben die RIGI BAHNEN AG mittels der IMS PREMIUM Dokumenten-verwaltung ihr gesamtes Vertragswesen neu organisiert. Alle Verträge wurden eingescannt im System hinterlegt, wichtige Kerndaten sind in den Beschreibungen enthalten und erleichtern das Wiederauffinden in den Suchfunktionen. Die Überwachung der Verträge wird durch ein Wiedervorlagedatum sichergestellt.
Complete document management and control with extensions
RIGI BAHNEN AG has also reorganized its entire contract management system using IMS PREMIUM document management. All contracts have been scanned into the system, important core data is contained in the descriptions and makes it easier to find them again in the search functions. The monitoring of contracts is ensured by a resubmission date.